۵ نکته در بهبود دورکاری اعضای گروه

اهداف و نقش ها را دقیق و با جزییات توضیح دهید
وقتی الگوی کار ناگهان تغییر می کند و به جای حضور در سازمان باید دورکاری کرد، باید دوباره چگونگی انجام وظایف و نقش هر کس را توضیح داد و از درک آن توسط خود فرد و دیگران مطمئن شد. اهداف و نقش های هر یک از کارکنان را روشن کنید. دورکاری فرصت مناسبی برای یک گروه است تا درباره اهداف، نقش های فردی و چگونگی اثرگذاری هر یک بر نتیجه تجدید نظر کنید. روشن کردن نقش ها به گروه های کاری کمک می کند تا درک کنند چه زمانی می توانند به جای رهبر سازمان خود به همکارانشان  مراجعه کنند تا تنگنای رهبر را بیشتر نکنند. وقتی ارتباطات بین اعضای گروه کامل می شود، غیر از اعضای اصلی بسیاری از بازیگران فرعی اما موثر در کسب وکار هم به گروه پیوند می خورند.
رخدادهای ناگهانی مثل شیوع کرونا وظایف و رقابت های تازه را برای کسب وکارها ایجاد می کند. به همین دلیل، رهبران باید به طور مداوم اهداف گروه را در سطح شخص و جمع شفاف کنند تا گروه بر اولویت ها متمرکز بماند. باید یک فهرست از وظایف درست کنید، اهداف را در اولویت بندی های تازه تعریف کنید، خوب فکر کنید و ببینید هر وظیفه را باید به چه کسی واگذار کرد و مطمئن شوید  که هر تغییری در اهداف گروه به آن ها اعلام می شود.
نقشه ای از مهارت ها و ظرفیت ها
این روزها بیشتر مردم روی چند پروژه به طور همزمان کار می کنند. در شرایط بی ثباتی مثل امروز، احتمال اینکه پروژه هایی که یکی از اعضای گروه شما درگیر آن  است، دچار شوک ناگهانی شود، بالاست. بنابراین شوک پروژه دیگران ممکن است عملکرد گروه شما را هم متاثر کند. برای کم کردن آسیب های این طور رخدادها، باید به اینکه گروه شما چه مهارت های افزوده ای دارد فکر کنید یا اینکه چطور خارج از گروه خود می توانید به ظرفیت های دیگر دسترسی پیدا کنید.
در شراط بحرانی، وظایف تازه ای مطرح می شود و اعضای گروه درگیر کارهای مختلف می شوند. با این انتظار که کارکنان باید به تنهایی با این تنش ها رو به رو شوند، به استرس آن ها اضافه نکنید. برای آن ها روشن کنید که می توانند برای مدیریت این همه وظیفه جدید و استرس ناشی از آن روی شما حساب کنند.
تغییر اولویت ها باعث می شود افراد دیگری را به گروه اضافه کنید. برای مثال در شرایط همه گیری بیماری، که زنجیره تامین مختل می شود، به یک نیروی عملیاتی احتیاج دارید  یا یک کارشناس بازاریابی برای اینکه بدانید اگر نمایشگاه ها لغو شدند، برای ارائه یک محصول جدید باید چه کنید. اضافه شدن یک نفر دیگر به گروه در این شرایط ممکن است بر اعتماد نفس اعضای دورکار، اثر بگذارد. بنابراین لازم است برای معرفی عضو جدید به دیگر اعضای گروه زمان بگذارید.
تاکید بر تعاملات شخصی
کاهش بهره وری و احساس پیوند با محیط کار، حس طبیعی و اولیه افرادی است که به ناگهان مجبور به دورکاری می شوند. رهبرانی که سابقه مدیریت گروه های مجازی را ندارند، ممکن است نسبت به پیگیری از همکاران احساس خوشایندی نداشته باشند. در این شرایط وسوسه انگیز است که به طور انحصاری به یک مدیر وظیفه گرا تبدیل شوید. برای پرداختن به این چالش، زمان بیشتری را به تعاملات شخصی اختصاص دهید. باید همه را به خاطر بسپارید. بعضی افراد در گروه مثل زنان و اقلیت ها و سایر افرادی که در حاشیه گروه قرار دارند، کمتر به اطلاعات یا منابع اثرگذار بر مدیران دسترسی پیدا می کنند. در زمان دورکاری کارکنان، فهرستی از همه اعضای گروه با عکس های آن ها را تهیه کنید تا جلوی چشمتان باشند. این به شما کمک می کند آگاهانه تر درباره تخصیص مسئولیت ها تصمیم بگیرید.
برنامه ریزی برای جلسه های منظم
برای جمع شدن مجازی گروه برنامه ریزی کنید. از سوی دیگر کاری کنید که افراد به جای انتظار برای جلسه های برنامه ریزی شده با یکدیگر هم تماس بگیرند. ارتباطات را انسانی کنید یعنی به جای اتکای بیش از اندازه به ایمیل زدن از رسانه های دیگر مثل فیس تایم، و کنفرانس های مبتنی بر وب برای ارتباط استفاده کنید. این به تقویت روحیه گروه کمک می کند.
درک محیط کار همکاران
یک تور مجازی برگزار کنید. از هر شخص بخواهید چند دقیقه وقت بگذارد و فضای کارش در خانه را به گروه نشان دهد. چیزهایی که ممکن است حواس فرد را پرت کنید چیست؟ صدای واق واق سگ یا بچه های که از مدرسه به خانه می آیند؟ هدف از این کار این است که زمینه کاری هر یک از افراد گروه برای دیگران قابل فهم تر شود و هر یک از آن ها محدودیت های دیگری را بهتر درک کند. هرچه اعضای گروه از محیط کاری یکدیگر بیشتر بدانند، بیشتر یکدیگر را درک می کنند. مایکل یکی از اعضای گروه شماست که در آپارتمانی در نیویورک همراه با چند همخانه دیگر زندگی می کند. او در همین محیط کار می کند و زمانی که شما با او تماس تصویری برقرار کنید، او با چالش  هم خانه هایی که در حال صحبت یا راه رفتن هستند، رو به رو خواهد شد. به مایکل نشان دهید که این چالش را درک می کنید و می توانید در ساعت هایی که برای او راحت تر است، تماس بگیرید.