خبر تلخ اخراج و خداحافظی با همکاران عزیز

ربکا نایت، روزنامه نگار مستقل، هاروارد بیزنس ریویو

در شرایطی مثل همه گیری بحران کرونا، با وجود همه تلاش های شما به عنوان مدیر و صاحب یک کسب وکار، چاره ای جز اخراج یک یا چند نفر نیست. اما پیش از اخراج افراد باید درباره چند چیز مهم اطلاعات جمع کنید. اگر تصمیم گرفتید فردی را اخراج کنید یا اینکه مدیران دیگری این تصمیم را برای شما گرفته اند و باید آن را اجرا کنید، پیش از رو به رو شدن با کارمندان و تحت تاثیر قرار دادن آن ها، خودتان را آماده کنید.
فریمن، استاد دانشگاه تجارت بوستون می گوید باید بفهمید چه زمانی برای دادن این خبر به کارمندانتان مناسب است. هم چنین باید بدانید که چه زمانی خبر اخراج را به آن ها بگوید و اینکه پیام شما چه اجزایی دارد.
وقتی به مردم می گویید که دیگر نمی توانید به همکاری با آن ها ادامه دهید، به احتمال زیاد سوالاتی درباره این جدایی و مزایا و حقوق خودشان می پرسند. مکالمه شما به عنوان یک مدیر که نقش بیرون کردن آن ها از محل کارشان و گرفتن شغلشان را دارد، و آن ها که به دلیل محدودیت های شما باید با کارشان خداحافظی کنند، ممکن است خیلی سریع اتفاق بیفتند. بنابراین باید پاسخ هایی را برای سوالات احتمالی فراهم کنید، تا اضطراب خودتان و کارمندان را کاهش دهید. سری به منابع انسانی یا هر بخش قانونی دیگری در سازمانتان بزنید. آن ها می توانند در تهیه پاسخ سوالات احتمالی نیرویی که قرار است با او خداحافظی کنید، به شما کمک کنند. سوالاتی مثل آخرین چک را کی دریافت می کنم یا مزایای بازنشستگی ام چه می شود؟
محدودیت های خود را درک کنید
قبلا تجربه خداحافظی با یکی از کارکنان را دارید؟ بحران امروز با گذشته متفاوت است. اگر دیروز امکان دیدن و صحبت چهره به چهره با کارمندان را داشتید، امروز به دلیل همه گیری کرونا دیگر باید از راه دور این خبر تلخ را به آن ها بدهید. مارگولیس، استاد دانشگاه بازرگانی هاروارد می گوید همه ما خانواده داریم و مسائل و مشکلات بسیاری که به طور روزانه در جریان است. او پیشنهاد می کند برای دادن خبر جدایی کارمندان از شرکت،  از او در این باره که چه زمانی می تواند ۱۵ دقیقه با شما صحبت کند بپرسید. کارمندان می توانند پیش بینی کنند که چه می خواهید بگویید. ممکن است حتی گفت وگو با شما را به تاخیر بیندازند یا به محض شنیدن خبر آن را قطع کنند. برای همین بهتر است به آن ها چیزی شبیه به این بگویید:«آیا می توانید به من در این باره که چه زمانی آماده گفت وگو هستید بگویید تا از گام های بعدی برای شما بگویم»؟
لحن مناسب
می خواهید با کارمند خود خداحافظی کنید درحالیکه امکان دیدن او وجود ندارد. دادن پیام از راه دور مستلزم داشتن لحن مناسب است. هدف شما این است که با مردم با عزت و احترام و انصاف صحبت کنید. حتی اگر ممکن است خودتان هم نگران اخراج شدنتان باشید. وقت اخراج دیگران، وقت بروز نگرانی های شما نیست. نباید خودتان را تسلیم نگرانی کنید. برای مثال نباید بگوید این واقعا برای من سخت است اما در عین حال باید از روشی استفاده کنید که احساس شما را هم درگیر کند. آرام و شمرده حرف بزنید. حالت ایده آل این است که از طریق تماس تصویری خبر اخراج بدهید. اگر در مکالمه تلفنی این خبر را به گوش آن ها می رسانید، مطمئن باشید که هیچ چیز دیگری حواستان را پرت نمی کند و باید کاملا حاضر بوده و به صحبت های کارمند سابقتان خوب گوش دهید.
مارگولیس می گوید پیام شما بای واضح، مختصر و روشن باشد. برای مثال این جمله «متاسفم اما در پایان این هفته همکاری ما و شما تمام می شود». او می گوید انتقال سریع و مصنوعی پیام هرچند سرد است اما به شخص مقابل فرصت پردازش می دهد. «از زحمات و فداکاری های شما تشکر می کنیم» و پس از آن توضیح ساده و کوتاهی از شرایط اقتصادی که باعث این تصمیم شده بدهید.
فریمن می گوید به کارمند خود تاکید کنید که این اخراج به دلیل عملکرد او نیست. به او بگوید این شرایط جهان است نه اینکه کارمندان مقصر باشند. تاکید کنید که یکی از مشکلات دشوار در این بحران کنار گذاشتن نیروهای کار در شرایطی است که نمی توانید فرصتی برای خداحافظی مفصل و دونفره باهم پیدا کنید. به آن ها این پیام را منتقل کنید که ما به شما اهمیت می دهیم و همه بخشی از یک خانواده بزرگ هستیم.