جلسه های دونفره جای هدر دادن وقت نیست

 برگزاری جلسه های تک به تک با کارکنان، از کلیدهای موفقیت مدیران است. می توان چنین نشست هایی را از ارزشمندترین و بامعنا ترین کارهای هفتگی مدیران دانست. اگر این جلسه ها درست برگزار شود، هم مدیران و هم کارکنان از آثار مثبت آن بهره می برند. افزایش رضایت شغلی و بهبود عملکردها در سازمان، ازجمله پیامدهای مثبت این نشست هاست.
این نشست ها تنها یک جاده یک طرفه برای شما و گروهتان نیست و باید فرصت به اشتراک گذاشتن بازخوردها را در آن  جدی گرفت.  بررسی های سایت کارآفرین درسال ۲۰۲۱ نشان داد زمانی که  نشست های دونفره مدیران و کارکنان با به اشتراک گذاشتن دیدگاه های  دوطرف همراه است، کارکنان بیشتر از شغل خود احساس رضایت می کنند. اما چالش زمانی ایجاد می شود که برگزاری عجولانه این جلسه ها برای ارائه گزارش های کاری، به بی نظمی دامن زده و ارزش های بالقوه آن را کم کند. مهم است که مدیران به طور منظم با کارکنان موضوعات را بررسی کنند اما چطور باید از این زمان به بهترین شکل ممکن استفاده کرد؟ مت تاکر، مدیرعامل کوئن، در سایت کارآفرین به چند نکته مهم در این باره اشاره کرده است
۱.خلق یک محیط امن
ایجاد امنیت روانی در گروه ها یکی از مهم ترین اولویت ها برای رسیدن به بیشترین بازدهی در نشست های کاری است. اما این یعنی چه؟ یعنی در گروه فضای به اشتراک گذاشتن محترمانه ایده و نظرها را ایجاد کنیم. اگر کارکنان برای به اشتراک گذاشتن نظراشان احساس امنیت و راحتی کنند، صادقانه صحبت می کنند و این، نه تنها به ایجاد اعتماد می انجامد بلکه اتحاد بین کارکنان و با مدیران را تقویت می کند. پیامد این، کمک به افزایش رضایت شغلی و بهره وری است. اما چطور می توان چنین فضایی را ایجاد کرد؟
فراتر از موضوعات کاری حرف بزنید
نشست های کاری را با موضوعاتی آغاز کنید یا به پایان ببرید که لزوما ربطی به کار و مسئولیت های کارکنان ندارد. مثل برنامه آخر هفته، رویدادهای خاص در زندگی کارکنان و حتی برنامه آن ها برای ناهار.
قانون بگذارید
از اعضای گروه بپرسید با چه روش هایی برای دریافت باخوردهای شما موافقند. ترجیح خودتان را هم به آن ها برای نحوه ارتباط توضیح دهید. به طور مشخص درباره سبک، شکل و مدت زمان و تعداد نشست ها با آن ها صحبت کنید و رویکردهایتان را بهم نزدیک کنید.
سروقت حاضر شوید
ساده بگویم، اینکه دیر به نشست ها بروید یا برنامه ها را تغییر دهید، پیام خوبی ندارد.
۲.اولویت داشتن
در یک جهان کامل، شما و کارکنان براساس یک اولویت همکاری می کنید، اما جهان امروز ما کامل نیست. فشار کارهای روزمره و برنامه های فشرده اغلب جلوتر از ما حرکت می کند. زمانی که هیچ اولویتی ندارید، مکالمات شما با کارکنان به طور معمول به تاکتیک های روزانه در محیط کار محدود می شود.
۳.بلند مدت فکر کنید، در کوتاه مدت عمل کنید
اگر در نشست های دو نفره با کارکنان بر موضوعات و مسائل اخیر تمرکز کنید، ممکن است کارکنان کمتر  به اهداف کلی شرکت  و اهداف حرفه ای خودشان توجه کنند. هم چنین شما باید به رشد طولانی مدت  و توسعه شغلی کارکنان خود دقت کنید. این توجه ثابت می کند  شما به رفاه کارکنان و حمایت از خواسته های آنان توجه دارید. در واقع هنر یک مدیر پیوند زدن بین اهداف شرکت و خواسته های کارکنان است. این کار، این درک را در کارکنان تقویت می کند که نشست های روزانه شما و آن ها، همه  را به سمت هدف بزرگتری هدایت می کند.